Każdy, kto choć trochę miał do czynienia z pracą w magazynie wie, że porządek w dokumentacji magazynowej to jeden z najważniejszych jej elementów. Istnieje kilka rodzajów dokumentów magazynowych, które są niezbędne do sprawnego zarządzania magazynem. Przeczytaj nasz wpis i dowiedz się więcej!
Rodzaje dokumentów magazynowych
Dokumenty magazynowe można podzielić na 2 podstawowe rodzaje: dokumenty przychodowe oraz rozchodowe. Wśród obu tych rodzajów, można wyróżnić różne typy dokumentów, w zależności od tego, czego dotyczą. Podstawowe dokumenty magazynowe to na przykład dokumenty:
- przyjęcia – potwierdzenie otrzymania towarów i informacje o ich ilości oraz jakości
- wydania – potwierdzenie wydania towarów z magazynu oraz szczegółowe informacje o ilości i celu ich wydania
- inwentaryzacji – dokumenty umożliwiające określenie dokładnej ilości i jakości towarów w magazynie. Przeczytaj więcej o arkuszu spisu z natury (link do wpisu)
- kontroli jakości – potwierdzenie kontroli jakości towarów przed ich wydaniem lub przedłożeniem ich do sprzedaży
- transferu – potwierdzenie przeniesienia towarów z jednego magazynu do drugiego
- zamówień – informacje o zamówieniach na towar i ich statusie realizacji
- wymiany – potwierdzenie wymiany towarów na inne produkty lub usługi
- rozliczeniowe – potwierdzenie dokonania płatności za towar lub usługę
Powyższe dokumenty magazynowe potrzebne są do utrzymania spójności oraz dokładności informacji o stanach magazynowych. Pomagają również w planowaniu i kontrolowaniu dostaw towarów. Przydatna może okazać się między innymi kartoteka magazynowa ilościowo-wartościowa.
Poniżej dowiesz się więcej o kilku najważniejszych rodzajach dokumentów magazynowych.
Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe
Dokument przesunięcia międzymagazynowego, tak zwany dokument MM potwierdza przeniesienie towarów z jednego magazynu do drugiego. Jest to ważne narzędzie dla zarządzania magazynem, ponieważ pozwala śledzić i kontrolować ruch towarów pomiędzy różnymi magazynami. W dokumencie MM znajdziemy nazwę i ilość przesuniętych produktów, datę przeniesienia, magazyn początkowy i docelowy oraz cele przesunięcia.
Dokument WZ – wydanie na zewnątrz
Dokument wydania na zewnątrz jest dokumentem, który potwierdza wydanie towarów z magazynu na potrzeby klientów lub innych odbiorców zewnętrznych. Podobnie jak dokument MM, pozwala na śledzenie i kontrolowanie ruchu towarów z magazynu. Zapewnia te, że ilość i jakość wydanych towarów zgadza się z zamówieniem.
Dokument WZ zawiera informacje takie jak:
- nazwę wydanego produktu,
- ilość wydanych produktów,
- datę wydania,
- informacje o odbiorcy,
- ewentualne uwagi dotyczące wydania.
Dokument PZ – przyjęcie z zewnątrz
Tak zwana PeZetka, czyli dokument magazynowy PZ jest drukiem, który potwierdza przyjęcie do magazynu materiałów lub towarów z zewnątrz. Podstawą do jego sporządzenia może być faktura lub zamówienie zakupu, a także wyżej wspomniany dokument WZ otrzymanego od dostawcy. Cel jest prosty. Dokument PZ ma umożliwi sprawne i dokładne prowadzenie gospodarki magazynowej związanej ze zmianą ilości oraz wartości towarów na magazynie.
Dokument ZW – zwrot wewnętrzny
Popularny Dokument zwrotu wewnętrznego jest potwierdzeniem przyjęcia zwrotu towarów, materiałów lub narzędzi, które wcześniej zostały pobrane z magazynu. Na przykład celem wykorzystania ich w procesie produkcji. Mogło okazać się, że materiały były złej jakości, zostały pobrane przez pomyłkę lub też wykorzystano tylko ich część. Dokument ZW powinien zawierać nazwę przedsiębiorstwa, datę, podpisy stron. Są to: osoby sporządzającej dokument, wydającej oraz odbierającej towar, a także nazwę, ilość oraz wartość towaru.
Wzory dokumentów magazynowych są przydatne i potrzebne, ponieważ:
- Umożliwiają szybkie i łatwe tworzenie dokumentów magazynowych takich jak protokoły przyjęcia i wydania towarów, karty magazynowe i inne dokumenty związane z zarządzaniem magazynem.
- Poprawiają jakość dokumentów – wzory zawierają wszystkie potrzebne informacje i wymagane elementy, co pozwala uniknąć błędów i zapewnia jakość wzorów dokumentów.
- Wzory dokumentów umożliwiają ujednolicenie procesu tworzenia i uzupełniania dokumentów, co zapewnia spójność i łatwość w odczytywaniu informacji.
- Wzory dokumentów magazynowych umożliwiają śledzenie i kontrolę nad towarami w magazynie, co pozwala na szybką identyfikację potencjalnych problemów i zapobiega niepotrzebnym stratom.
Ogólnie rzecz biorąc, wzory dokumentów magazynowych umożliwiają bardziej skuteczne i efektywne zarządzanie magazynem, co przekłada się na lepsze rezultaty biznesowe.
Dzięki tym informacjom dokumentacja magazynowa nie będzie mieć już przed Tobą żadnych tajemnic!